Vanaf 16 februari 2019 gelden in de hele Europese Unie nieuwe EU-regels die de kosten en formaliteiten moeten beperken voor burgers die niet in hun eigen land wonen.

Burgers die naar een ander EU-land verhuizen of er wonen, moeten momenteel nog een stempel krijgen om te bewijzen dat hun openbare documenten (zoals een geboorte-, huwelijks- of overlijdensakte) authentiek zijn. Ongeveer 17 miljoen EU-burgers bevinden zich in die situatie.

Op grond van de nieuwe verordening zal dit stempel niet meer vereist zijn – en behoort ook de bijbehorende bureaucratische procedure tot het verleden – wanneer deze burgers een in een EU-land afgegeven openbaar document moeten overleggen aan de autoriteiten van een ander EU-land. Volgens de nieuwe regels hoeven zij in veel gevallen ook geen beëdigde/officiële vertaling van hun openbaar document meer te verstrekken. Tegelijkertijd voorziet de verordening in sterke waarborgen om fraude te voorkomen.

“Dit is uitstekend nieuws voor burgers die in een ander EU-land wonen of willen wonen”, aldus VěraJourová, EU-commissaris voor Justitie, Consumentenzaken en Gendergelijkheid. “Vanaf morgen hoeven zij geen dure en tijdrovende bureaucratische procedures meer te doorlopen als zij openbare documenten moeten overleggen om in het land waar zij wonen, te kunnen trouwen of aan het werk te kunnen gaan. Hierdoor zal het dagelijkse leven van mensen die in een ander EU-land wonen en werken, gemakkelijker en goedkoper worden.”

De nieuwe regels maken een einde aan een aantal bureaucratische procedures:

• openbare documenten (zoals bij geboorte of huwelijk of om de afwezigheid van een strafblad vast te stellen) die in een EU-land zijn afgegeven, moeten door de autoriteiten in een andere lidstaat als authentiek worden erkend zonder dat hierop een authenticiteitsstempel is aangebracht;
• de verordening schaft ook de verplichting voor burgers af om in alle gevallen een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift en een gewaarmerkte vertaling van hun openbare documenten te verstrekken. Burgers kunnen vertaalwerk vermijden door een meertalig modelformulier aan te vragen, dat in alle EU-talen beschikbaar is en als vertaalhulp bij hun openbaar document wordt gevoegd;
• de verordening voorziet in waarborgen tegen fraude: indien de ontvangende autoriteit gegronde twijfel heeft over de authenticiteit van een openbaar document, zal zij bij de autoriteit van afgifte in het andere EU-land de authenticiteit ervan kunnen nagaan via het bestaande IT-platform, het informatiesysteem interne markt (IMI).De verordening heeft alleen betrekking op de authenticiteit van openbare documenten, en dus zullen de lidstaten hun nationale regels over de erkenning van de inhoud en de gevolgen van een in een ander EU-land afgegeven openbaar document blijven toepassen. De verordening heeft betrekking op openbare documenten over de volgende gebieden: -geboorte, in leven zijn, overlijden,  naam,  huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat, echtscheiding, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk,  geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap, ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap, afstamming, adoptie, woon- en/of verblijfplaats, nationaliteit, afwezigheid van een strafblad, en het actief en passief kiesrecht bij gemeenteraadsverkiezingen en verkiezingen voor het Europees Parlement.De verordening voorziet in meertalige modelformulieren als vertaalhulp voor openbare documenten betreffende: geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat, geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap,  woon- en/of verblijfplaats, en – afwezigheid van een strafblad.

Niet alle modelformulieren worden in alle lidstaten afgegeven. Burgers kunnen op het e-justitieportaal nagaan welke formulieren hun EU-land afgeeft.